公務(wù)文書（以下簡稱公文），是管理過程中形成的具有法定效力的規(guī)范體式文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具（引自2001年《國家行政機關(guān)公文處理辦法》）。為使我院行政管理和教務(wù)工作更加規(guī)范、高效、務(wù)實、有序的進(jìn)行，特制定本細(xì)則。
一、公務(wù)文書的制發(fā)
（一）公文的制發(fā)者必須是法定組織、部門及其負(fù)責(zé)人
公務(wù)文書的制發(fā)者只能是依法存在的組織和部門。特定情況下領(lǐng)導(dǎo)人也可以以個人名義制發(fā)公文，那是代表學(xué)院行文，仍是公文，不是私文。除法定制作者外，任何單位和個人都無權(quán)偽冒組織的名義擅自發(fā)公文，對于偽造公文的人是依法治罪的。
（二）公文必須是在管理過程中形成并使用的
管理涉及的范圍很廣，凡是處理公共事物的，（如教學(xué)、總務(wù)、學(xué)生等）都屬于管理活動。公文只有在管理活動中才能產(chǎn)生并使用，沒有管理活動，也就不會產(chǎn)生和使用公文。也只有在管理活動中形成并使用的公文，公文才具有法定效力。
（三）公文必須是按照統(tǒng)一的體式（格式），經(jīng)過一定的處理程序制成的信息載體
公文的格式必須統(tǒng)一，任何處室和部門都必須執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的公文格式。如果一份公文格式不全，或格式不規(guī)范，就會影響公文的執(zhí)行效力，甚至根本就沒有效力。公文的制發(fā)還必須經(jīng)過一定的處理程序，各個程序之間的先后順序是固定的，不能顛倒或錯亂。
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，公文的信息載體已由紙介質(zhì)向電子介質(zhì)過度，即我們事先說的“無紙化辦公”。但無論載體如何變化，都要遵循規(guī)范的處理程序和統(tǒng)一的體式。
（四）公文是各級各類機關(guān)和組織依法行政和開展公務(wù)活動的一種重要工具
公文是學(xué)院對外表達(dá)意圖的一種重要工具，也是從外界獲取有關(guān)信息的一種手段。公文是學(xué)院工作質(zhì)量和效率的反映，也是一個單位的門面和外界形象。但公文只是處理公務(wù)的一種工具，而不是唯一的工具。除此外，還可以通過電話聯(lián)系、開會討論、當(dāng)面接洽、現(xiàn)場辦公等多種形式處理公務(wù)。
日常事務(wù)公文，是指我院為處理日常事務(wù)使用的法定公文以外的其他文件。主要有：邀請信、賀信、請柬、傳真、備忘錄、計劃、總結(jié)、會議記錄、意向書、教學(xué)大綱、招生簡章、廣告宣傳、述（敘）職報告、簡報、協(xié)議（合同）、可行性研究報告等等。
二、公文的制定程序
（一）擬稿
把領(lǐng)導(dǎo)人或單位（部門）的發(fā)文意圖條理化，這是發(fā)文處理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。
（二）審核
由辦公室或單位領(lǐng)導(dǎo)人對擬好的文稿進(jìn)行核查、核對、修改、為簽發(fā)做好準(zhǔn)備。
（三）簽發(fā)
由單位領(lǐng)導(dǎo)人簽寫發(fā)文具體意見，簽發(fā)人對文稿的內(nèi)容和行政效力負(fù)責(zé)。
（四）復(fù)核
公文正式印制前，辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。重點是看審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。
（五）發(fā)文注冊
為頒發(fā)文件注冊（即發(fā)文登記），編注發(fā)文字號，確定印制數(shù)量、發(fā)送范圍等（機密文件還要確定公文份數(shù)序號）
（六）繕印
根據(jù)公文格式或標(biāo)準(zhǔn)，繕寫或打印簽發(fā)的文稿，并有擬稿人或文秘人員再次負(fù)責(zé)校對。
（七）用印
由掌管印章的部門或秘書對以繕印好的公文蓋印或現(xiàn)場監(jiān)印。
（八）發(fā)文登記
由文秘部門將待發(fā)公文登記造冊，以備存查。
（九）分發(fā)
由辦公室或秘書將已用印并登記的公文通過適當(dāng)方式（郵寄、傳真、電子郵件、專人遞送）傳遞給收文部門或個人。
常用公務(wù)公文的制發(fā)程序，沒有公文那么要求嚴(yán)格、縝密。但作為處理公務(wù)的一種文具，也應(yīng)有草擬、審核、定稿、公布等等制發(fā)程序。
三、公文的格式
公文區(qū)別于其他文體的特點之一，就是有嚴(yán)格的格式要求，任何部門和個人都不能標(biāo)新立異。
（一）公文用紙采用A4型
公文用紙為A4型，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm
公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm（不含頁碼）
公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm（不含頁碼）
版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）
2、公文印裝要規(guī)范
公文排版正文用3號仿宋字，每面排22行，每行28個字。
公文文字從左至右橫寫、橫排。
公文應(yīng)從左側(cè)裝訂，不掉頁。
（二）公文眉首格式
公文眉首，又叫文頭。按規(guī)定由發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程序、發(fā)文序號、簽發(fā)人、紅色反線等要素組成。
1、機關(guān)構(gòu)識（公文版頭）
發(fā)文機關(guān)標(biāo)識，又叫公文版頭，位于公文眉首的上部，居中排列。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機構(gòu)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。
2、發(fā)文字號
發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括機構(gòu)代稱、年份、序號。用3號仿宋字居中排布；年份序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份用全稱，序號不編虛偽，如“第”字。
發(fā)文序號的書寫位置，按照規(guī)定，有兩種標(biāo)注樣式：
（1）、在發(fā)文機構(gòu)標(biāo)識正下方空兩行文字，用3號仿宋字居中排列。
（2）、發(fā)文號與簽發(fā)人左右對稱。
3、簽發(fā)人
上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
發(fā)文序號左空1字，簽發(fā)人姓名局右空1字，簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。
為了表明對公文內(nèi)容附注，防止弄虛作假，便于查明責(zé)任，凡上行文都應(yīng)注明簽發(fā)人，以示負(fù)責(zé)。平行文、下行文可以不注明簽發(fā)人。
（三）公文主體格式
公文主體格式包括：標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件等。
1、公文標(biāo)題
位于紅色反線下空兩行，用2號小標(biāo)宋體字，可一行或多行居中排布；回行時做到詞義完整、排列對稱、間距恰當(dāng)。
完整的標(biāo)題包括發(fā)文機構(gòu)名稱，公文事由和文種三部門。
2、主送機關(guān)
主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。所有上行文都必須有主送機關(guān)，上行文的主送機關(guān)一般只能有一個，這樣便于公文的辦理。主送上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的請示、報告，需要另一個同級的上級機關(guān)知道的，一般不同時主送，只根據(jù)解決問題的需要主送其中一個，另一個可以在文尾版處“抄送”。必須同時主送兩個上級機關(guān)的，應(yīng)在二者之間加“并報”一詞。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級機關(guān)的請示，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容，一般主送其中負(fù)責(zé)答復(fù)問題的上級機關(guān)，另一個在文尾“抄送”。
下行文的主送機構(gòu)有兩種情況：
一是針對性強的下行文，都應(yīng)當(dāng)有主送機構(gòu)。批復(fù)、指示性通知等這類針對性強的下行文，主送機構(gòu)可以是一個，也可以是多個或所有的下屬單位。如果下行文的主送機構(gòu)是一個受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位時，應(yīng)當(dāng)在文尾抄送另一個領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)。
二是凡收文對象無法限定或無須限定時，可省去主送機構(gòu)。如公告、通告等須公開張貼的公文，以及起筆即列章、列條的公文，如章程、條例等，可以省去主送機關(guān)。
平行文一般都有主送機關(guān)。主送機關(guān)可以是一個，也可以是多個。
3、公文的主體（正文）格式
公文正文位于主送機構(gòu)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
除綜合性內(nèi)容的公文文體外，一般公文要求一事一議，以便于分送和處理。
取消執(zhí)行多年的“此頁無正文”格式。
4、附件及附件說明
附件是指那些用來說明、補充、佐證、正件的圖表、統(tǒng)計數(shù)字、情況說明以及其他文字材料。附件說明，是指用于說明公文正件可附材料的名稱及件數(shù)的專用格式。
公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱，在正文下一行左空2字，用3號仿宋字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如附件：1×××××）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號。
5、印章（發(fā)文機關(guān)全稱）
①印章的作用
印章的作用有三點：一是證實公文的效力；二是證實公文的信用；三是表示對公文的負(fù)責(zé)。
②蓋印的位置和規(guī)范
制發(fā)的公文在落款處署發(fā)文機關(guān)全稱，標(biāo)識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應(yīng)在距正文2mm－4mm，端正、居中、下壓成文時間。
印章與成文時間要相互協(xié)調(diào)。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，既僅以下弧壓在成文時間上；當(dāng)印章下弧文件時，采用中套方式，既印章中心線壓在成文時間上。
6、成文日期
成文時間以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。
成文日期用漢字將年月日標(biāo)全，“零”寫成“0”。
①確定成文日期的原則
A、需要的命令、決定、通告、通知等，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；
B、兩個以上機關(guān)自主發(fā)文，以最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；
C、會議通過的公文，已通過的日期為準(zhǔn)；
D、一般性的公文，以實際印發(fā)日期為準(zhǔn)。
②成文日期的書寫位置
A、文尾標(biāo)注。公文大都采用文尾標(biāo)注的方法；
B、題下標(biāo)注。如章程，條例等。
7、版記（文尾）格式
①抄送部門名稱或領(lǐng)導(dǎo)名稱；印刷機構(gòu)名稱、份數(shù)、印刷日期等。
蒙公網(wǎng)安備 15010502001441號 備案號：蒙ICP備2023003760號